Quante volte ti è capitato di arrivare a fine giornata, di prendere un momento per te e di dire: “Ma cosa ho fatto realmente oggi? Ho davvero portato del valore aggiunto al mio lavoro oppure ho perso un sacco di tempo inutilmente?”.
Beh, ecco che domande come queste spesso rovinano le nostre serate, che preferiremmo passare senza troppi pensieri, e diventano causa di frustrazione capace di farci sentire il peso di non essere stati abbastanza produttivi (e di conseguenza di aver buttato via un giorno intero).
Ma come possiamo evitare di percepire questo malessere con il quale sprofondiamo solo in un inutile autocommiserazione e rendere invece la nostra giornata più produttiva?
Non fraintendermi, non sempre le giornate sono davvero sprecate, spesso non abbiamo semplicemente avuto il modo di tenere sotto controllo le attività che stavamo svolgendo e crediamo di non aver realizzato nulla di buono per 8 ore.
Allora la domanda è un’altra… come lo sappiamo e di conseguenza come ci gestiamo?
Per rispondere si può valutare di applicare alcuni aggiustamenti e accortezze al fine di migliorare la nostra produttività (in generale, senza confinarla al solo livello lavorativo).
Partiamo!
1. Pianificare il proprio tempo
Di settimana in settimana, di giorno in giorno o anche alla sera per la mattina, è giusto prendersi del tempo per programmare il tempo che andremo a dedicare alle attività che sappiamo dover necessariamente completare. Non importa in realtà cosa faremo di preciso, importa piuttosto sapere che avremmo bloccato del tempo per fare qualcosa legato a quelle attività così da consentirci di metabolizzarle e di avere una linea guida durante la giornata.
Basta con la solita routine del “decido al momento su cosa lavorare”, soprattutto quando esistono degli strumenti che hanno proprio l’obiettivo di evitarci questa situazione.
È anche giusto però non riempire la nostra intera giornata di cose che pensiamo siano urgenti quando in realtà non lo sono. Questo ci eviterà di surriscaldare il nostro cervello nel momento in cui capiamo di non averle portate a termine, evitandoci così possibili effetti di stress da burnout (se non l’avessi già letto qui trovi un interessante articolo a riguardo).
2. Il potere della retrospettiva
Cioè la possibilità di valutare in modo concreto ciò che abbiamo fatto e quando lo abbiamo fatto, con i relativi successi che avuti o meno nel concludere quella task. Tenendo costantemente sotto mano come ci siamo mossi durante il giorno (ad esempio dove abbiamo sforato con i tempi che avevamo ipotizzato), iniziamo a imparare da noi stessi e ottimizziamo sempre di più le nostre attività.
“Cavolo ci ho messo meno tempo del previsto a finire questo articolo!” Bene, adesso so che la prossima volta posso pianificare il tempo che mi serve in modo ancora più preciso per raggiungere quello stesso risultato prima e meglio.
3. Concentrati su un compito alla volta
Il multitasking è una leggenda che ci hanno raccontato troppo spesso. La nostra mente non è fatta per concentrarci su troppi stimoli contemporaneamente, o meglio, lo sarebbe se fossimo disposti a perdere potenza e precisione in ciò che stiamo facendo. Ciò porta al necessario bisogno di fermarci, di riflettere bene su cosa dare la priorità o meno e di dedicare tutte le nostre energie a quella singola attività.
È facile distrarsi, molto facile, ma avere uno strumento che ci permette di rimanere in focus per tutto il tempo su quello che stiamo facendo è un valido alleato per la nostra concentrazione (ritornando al discorso che avendo fatto una pianificazione accurata della nostra giornata ci è anche molto più facile tornare a vedere che cosa ci eravamo prefissati di fare e partire da lì senza dover pensare ad altro).
1 compito= 100% del nostro focus
4. Ridurre al minimo il tempo sprecato
Quante volte ti sei detto: “Controllo un secondo gli aggiornamenti di Facebook e poi mi rimetto a lavorare, ma un secondo eh”, per poi trovarti, 1 ora dopo, che stai guardando un video su YouTube che parla di come vivono i lupi del deserto.
I social ed il tempo libero non sono negativi di per sé, dovremmo semplicemente imparare a gestirceli meglio rinchiudendoli in specifici slot della giornata senza che prendano il sopravvento. Ci servono per alleggerirci la mente dal troppo lavoro e per questo aspetto sono utilissimi, ma basta poco per perdere la rotta e sprecare il nostro tempo a cazzeggiare.
Ammettiamolo a noi stessi; raramente, sempre se non andiamo a cercarcele, leggiamo delle informazioni che ci stravolgono la vita perché ci arriverebbero comunque in un modo o nell’altro; quindi cerchiamo di evitare questi inutili giochetti per auto convincerci e fondamentalmente fregarci da soli.
La stessa cosa vale per le mail; non abbiamo realmente bisogno di controllare la nostra mail ogni pochi minuti, è sufficiente dedicarci alcune fasce di tempo definite e limitate che ci prefissiamo nella nostra pianificazione.
5. Capiamo quando siamo più produttivi
Non siamo macchine, di conseguenza la nostra concentrazione ed il nostro livello di attenzione cambiano di ora in ora. Potresti lavorare con più sprint la mattina o subito dopo pranzo, oppure al pomeriggio o addirittura di notte.
È molto importante conoscere i propri picchi di produttività e in base a quelli organizzare le nostre giornate più facilmente, destinando ai momenti per noi migliori le attività più complicate e importanti e tenendo quelle più leggere per i momenti in cui ci sentiamo più in down.
Come capirlo? Tracciando il tempo che abbiamo lavorato in modo costante e ascoltando cosa ci dice il nostro corpo a riguardo.
Questi cinque suggerimenti possono davvero svoltare la tua giornata se presi seriamente, portandoti in modo graduale a livelli di produttività che non credevi possibili e facendoti dire “wow, oggi so cosa ho fatto ed è stato davvero utile”.
Tu provaci, e vedrai che ti ringrazierai ogni giorno per averne capita la magia.
Ti starai però chiedendo: esistono degli strumenti che posso utilizzare subito, capaci di risollevare le mie giornate e farmi seguire i suggerimenti di cui abbiamo parlato finora?
Se ti può essere d’auto (credo proprio di sì) e vuoi davvero stravolgere il tuo modo di concepire la tua giornata, TimeTrap può fare al caso tuo.
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