Qualche giorno fa mi è capitato qualcosa che mi ha fatto riflettere molto. Stavo parlando al telefono con un cliente e una volta arrivato il momento di fissare una video call a lui dedicata insieme alla mia collega per il giorno dopo, ho constatato di aver fatto un errore al quale fino a prima non avevo mai pensato.

Controllando gli impegni che si era fissata sul suo Google Calendar, ho supposto di poterle chiedere di dedicare quel tempo a quel cliente in quei 30 minuti di spazio bianco che ho visto “vuoti” tra uno slot e l’altro, con la convinzione che sarebbe stata disponibile a dirmi di sì per velocizzare il lavoro.

Fino a qui nulla di strano, peccato io abbia realizzato in seguito di aver dato per scontato quel suo spazio di tempo che consideravo “vuoto”.

Errore gigantesco.

Diventare padroni del proprio tempo

Lei infatti mi dice prontamente che non è disponibile e capisco in fretta ciò che aveva giustamente fatto: aveva preso in mano il suo tempo e aveva deciso di “bloccare” il suo calendario come voleva lei, pianificando in un momento preciso di un giorno preciso il tempo per le call con i clienti.

Non importa quale momento della settimana fosse o cosa avrebbe fatto nella mezzora che le ho proposto, importa solo che quello per lei era il momento in cui sapeva che avrebbe potuto gestire quella specifica task nel modo migliore.

In una giornata tipo di un lavoratore in smart working (o anche no), fatta di telefonate, meeting, lavoro arretrato e le più svariate attività quotidiane, non è facile arrivare al punto in cui ragionare in questo modo risulta automatico, è invece molto più facile finire col diventare una “vittima” di Google Calendar.

Vediamo degli spazi bianchi nelle nostre colonne numerate e ogni volta che qualcuno ci chiede una riunione tendiamo a dire di sì, quando avremmo forse potuto utilizzarli meglio per dell’altro, finendo col farci pianificare il tempo dagli altri.

Ma cosa succederebbe se fossimo in grado di pianificare così bene il nostro tempo da non dover più inserire attività random nella nostra giornata solo perché ci vengono chieste? Se ognuna di queste avesse un suo spazio dedicato, che noi conosciamo, così da sapere subito dove inserirle ed evitarci un overload lavorativo?

Non è semplice, ma può diventarlo. Per prima cosa bisogna imparare a conoscersi, ad essere consapevoli di quanto tempo impieghiamo per svolgere le mansioni di routine.

Questo ci serve per poter poi dividere il tempo a disposizione in base alle cose importante che realmente abbiamo da fare e a “scartare” ad altri momenti quelle meno rilevanti.

In secondo luogo, viene spontaneo pensare di dover scegliere lo strumento adatto a pianificare le nostre giornate, come ad esempio Google Calendar, ma il problema sorge quando lo stesso strumento che fino a prima era stata la tua ancora di salvezza quotidiana, non inizia a prendere il sopravvento sulla tua giornata conducendo il gioco dell’attribuzione dei momenti che non hai pianificato. Ecco che TimeTap può risultare una valida scelta.

TimeTrap infatti ti permette di:

• dedicare degli slot di tempo specifici a delle task con pochi click in modo da sapere sempre che cosa andrai a fare rimanendo concentrato (e anche il tuo team lo saprà)
• tracciare il tempo che impieghi a fare ogni attività, così da poter avere una retrospettiva dei tuoi ritmi e iniziare a imparare da te stesso
• integrare gli strumenti che prima utilizzavi separatamente, come il calendario e l’elenco delle attività da svolgere, in un unico tool che si tiene aggiornato automaticamente

E questi sono solo alcuni dei moltissimi vantaggi che questo strumento ti puoi dare per tornare ad essere padrone del tuo tempo, e non gli altri.

Se sei incuriosito da come TimeTrap può facilitare il tuo lavoro, scopri di più sul suo sito qui!