Se sei un dipendente, probabilmente te lo sei sentito ripetere molte volte: “che cos’hai fatto oggi?”, “a cosa stai lavorando?”, “quanto tempo ci hai messo?”.
Se invece sei un imprenditore o un libero professionista, potresti non sentire ancora l’urgenza di misurare il tuo tempo, anche se cominci ad intuire che possa essere importante, ma ti manca l’autodisciplina necessaria.
In realtà tracciare il tempo non è solo questione di controllo da parte di un superiore, e non è neppure strettamente connesso all’attività lavorativa: tracciare il tempo può essere utile anche nelle attività domestiche, nel tempo libero, in famiglia.. sto esagerando?
Partiamo da un concetto, che misurare un qualcosa è il primo step per controllarla davvero. Se non so a che velocità sta andando la mia automobile, non posso rispettare il limite. Se non so quanto zucchero sto mettendo nella torta, non riuscirò mai a seguire la ricetta. Misurare ci mette nella condizione di diventare padroni di quello che ci circonda, perché usciamo dalla nostra soggettività, dalle nostre percezioni quotidiane per ragionare con numeri obiettivi.
Il monitoraggio del tempo è la chiave per capire come si sta spendendo il proprio tempo, personalmente e nel lavoro. Quando sappiamo quali compiti richiedono più tempo, possiamo iniziare a riflettere se quel tempo è ben speso: i compiti più “lunghi” non sono sempre quelli più importanti, necessari o che generano più valore, anzi, spesso è vero il contrario.
Quando sto cominciando a fare un’attività, dovrei chiedermi:
- quanto tempo penso di metterci?
- questa cosa che sto facendo è collegata a un obiettivo più ampio (ad esempio un mio obiettivo a lungo termine, la mission aziendale, ecc)?
- il tempo che sto dedicando a questo compito è proporzionale alla sua importanza e ai risultati che otterrò?
- potrei usare questo tempo per fare qualcosa di più efficace o vantaggioso?
- quest’attività rispecchia quello che è il mio ruolo aziendale? O ad esempio mi sto occupando di attività operative quando come manager sono pagato per prendere decisioni strategiche e delegare l’operatività?
- quale valore sto generando con il mio tempo?
Facendomi queste domande, potrei scoprire che devo riconsiderare come trascorro il mio tempo e le attività a cui scelgo di dedicarmi. Nulla di male, anzi! Stai facendo una “time review”, uno degli step fondamentali per diventare padrone del tuo tempo.
Ma come puoi farla se non misuri il tempo che impieghi a fare un’attività? Ecco perché il primo step è senza dubbio dotarti di un “time tracker”, cioè un software per tracciare il tempo. Ne esistono centinaia, tutti con la possibilità di misurare il tempo lavorato a cui si aggiungono spesso altre funzioni.
Ad esempio TimeTrap, il software sviluppato da Mostaza, startup in cui lavoro, si concentra su alcuni aspetti:
- permettere di pianificare il tempo prima
- rendere la misurazione del tempo veloce tramite tre modalità (completamento di eventi pre-esistenti, inserimento manuale del tempo lavorato e modalità “cronometro”)
- retrospettiva (time review) semplificata per capire cosa abbiamo sbagliato nella nostra pianificazione del tempo e come migliorare.