Qualche anno fa ero in riunione con un cliente molto saggio e stavamo parlando di un nuovo progetto. Quando gli chiesi che tempistiche avesse mi rispose “il prima possibile”.

Al che io, tutto baldanzoso, gli dissi “per fare un buon lavoro ci vuole tempo”. Con pazienza, il saggio cliente mi chiamò quella che definì “la legge del meccanico”.

“Se ho un problema alla macchina e la porto dal mio meccanico al mattino dicendo che è urgente, che devo correre a lavoro, il meccanico la guarda subito. È mattino, è fresco, è concentrato: il risultato è che avrò la mia auto fatta in fretta, bene e subito. Se invece gli dico: fai pure con calma, cosa succederà? Che il mio meccanico per qualche giorno si dimenticherà della mia auto, preso dalle urgenze. Magari si dimenticherà anche i dettagli sul problema. Poi la prenderà in mano a fine turno, stanco, con la voglia di andare a casa, e farà un lavoro superficiale. Il risultato sarà che io, allo stesso prezzo, sarò rimasto alcuni giorni senza la mia auto, e probabilmente la qualità del lavoro sarà anche più bassa”.

In questi anni ho sempre portato con me la “legge del meccanico”, più che altro come monito personale: il cliente che attende non deve avere un servizio inferiore del cliente che ha fretta, ma possibilmente superiore. Non è una legge assoluta, molto spesso la fretta è cattiva consigliera, ma la “legge del meccanico” non è campata per aria, e fonda le sue basi nella, ben più conosciuta, “legge di Parkinson”.

Cos’è la legge di Parkinson

La legge di Parkinson può essere sintetizzata in questo modo: “Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento”. Se qualcosa deve essere fatto in un anno, sarà fatto in un anno. Se deve essere fatto in sei mesi, allora sarà fatto in sei mesi.

Ha molto a che fare quindi con la produttività personale, con l’autodisciplina — darsi delle scadenze — con la validazione lean dei prodotti e delle startup: se mi impongo di lanciare un prodotto in un mese lo lancerò in un mese, se mi impongo di farlo in un anno lo farò in un anno.

In Larin Group abbiamo imparato a darci degli obiettivi (OKr) trimestrali, e alla fine del trimestre si nota un’accelerazione di tutto il team perché nessuno vuole mancare la sua scadenza. In questo modo, ad esempio, nel primo trimestre del 2021 abbiamo fatto avanzare alcuni progetti interni — come il restyling di tutti i nostri siti web — che erano fermi da anni. Il motivo? Avere una scadenza.

Quando si lavora per un cliente, un capo, un contratto “blindato” spesso la scadenza è imposta dall’esterno. Ma se sei un libero professionista, un imprenditore, o se lavori a un progetto interno, è probabile che tu non abbia una scadenza chiara o un budget di ore da rispettare, e quindi tenderai a procrastinare, fare attenzione a dettagli che non noterà nessuno, fare altro.

Come utilizzare la legge di Parkinson per migliorare la produttività personale?

La legge di Parkinson dev’essere ovviamente interpretata correttamente. Non si costruisce un grattacielo in una settimana, non si avvia un’azienda in un giorno.

Il modo corretto per utilizzarla è considerarla una domanda, un esperimento del pensiero. Cosa faresti se avessi solo due ore per consegnare questa presentazione? Cosa terresti del tuo prodotto se avessi solo una settimana per lanciarlo? Se dovessi costruire un grattacielo in un giorno, come lo faresti? Rispondendo a queste domande scoprirai approcci per la gestione del tempo che sottovalutavi.

Ingvar Kamprad, il fondatore dell’IKEA, una volta disse: “Se dividi la tua giornata in slot da dieci minuti e cerchi di sprecare il minor numero possibile di questi dieci minuti, sarai sorpreso da quello che puoi fare”.

Per i piccoli compiti, usiamo la regola di Ingvar: pensa che ogni compito non richieda più di dieci minuti per essere completato, quindi inizia a svolgerlo.

Questo include le riunioni e le telefonate: per qualche motivo, il periodo di tempo predefinito per le riunioni è un’ora, che ne abbiate bisogno o no. Spesso si può ottenere altrettanto, se non di più, se decidiamo che l’unità di tempo di base per una riunione sia di dieci minuti.

Come TimeTrap può aiutarti a governare la Legge di Parkinson (o quella di Ingvar!)

TimeTrap è un tool sviluppato da Larin Group, l’azienda di cui sono CEO, per permettere prima di tutto al nostro team, e poi al mondo intero, di pianificare il lavoro utilizzando il “time blocking”.

Il tool è molto semplice e permette di:

• pianificare prima la giornata o la settimana, scomponendola in blocchi di tempo, decidendo quindi a monte quanto ci metterò a fare un lavoro
• misurare con varie modalità il tempo impiegato
• verificare la differenza tra quanto previsto e quanto effettivamente lavorato, anche grazie all’intelligenza artificiale.

Puoi scoprire di più su TimeTrap cliccando qui.

Ps: la scrittura, revisione e pubblicazione di questo articolo ha richiesto 30 minuti, esattamente quanto avevo pianificato 😉